Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения

  2. Перечень баз персональных данных

  3. Цель обработки персональных данных

  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

  5. Местонахождение базы персональных данных

  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

  8. Права субъекта персональных данных

  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения


1.1. Определения терминов:

база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, определяет состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не установлено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъекты персональных данных оставляют свои персональные данные (за исключением случаев, когда субъект персональных данных прямо указал, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документально оформленное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с заявленной целью их обработки;

обезличивание персональных данных — удаление сведений, которые позволяют идентифицировать личность;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершённых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять технические работы с базой данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого согласно закону осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся состояния здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

 

  1. Перечень баз персональных данных
    2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

  1. Цель обработки персональных данных
    3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

  2. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
    4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, которые позволяют идентифицировать этот документ и физическое лицо;

  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных целесообразно заверять электронной подписью субъекта персональных данных;

  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, о правах, определенных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

 

  1. Местонахождение базы персональных данных
    5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

  2. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
    6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьим лицам не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не в состоянии их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • Фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность, подающего запрос (для физического лица — заявителя);

  • Наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);

  • Фамилия, имя и отчество, а также другие данные, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подается запрос;

  • Сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;

  • Перечень персональных данных, которые запрашиваются;

  • Цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подавшего запрос, будет ли запрос удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с момента поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • Фамилия, имя и отчество должностного лица;

  • Дата отправки уведомления;

  • Причина отсрочки;

  • Срок, в течение которого запрос будет удовлетворен.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • Фамилия, имя, отчество должностного лица, отказавшего в доступе;

  • Дата отправки уведомления;

  • Причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суд.

  1. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
    7.1. Владелец базы персональных данных оснащен системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают утраты, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом владельца базы персональных данных.
Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • Знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;

  • Разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными обязанностями;

  • Обеспечить выполнение сотрудниками владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;

  • Разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который должен содержать нормы по периодичности проведения такого контроля;

  • Сообщать владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;

  • Обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • Получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распоряжительные документы, выданные владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;

  • Делать копии полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, которые хранятся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;

  • Участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;

  • Вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;

  • Получать разъяснения по вопросам обработки персональных данных;

  • Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, касающихся обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, обязаны не допускать раскрытия любым способом персональных данных, которые им были доверены или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных или служебных, либо трудовых обязанностей. Такое обязательство сохраняется после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, за исключением случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных», несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой эти данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

  1. Права суб'єкта персональних даних
    8.1. Суб'єкт персональних даних має право на:

  • доступ до своїх персональних даних, які обробляються, зокрема на отримання інформації про мету їх обробки, категорії персональних даних, які обробляються, осіб, яким передаються його персональні дані, та інші дані, що визначаються законодавством України;

  • виправлення, оновлення своїх персональних даних, якщо ці дані є неповними або неточними;

  • отримання відомостей про джерела отримання своїх персональних даних;

  • отримання підтвердження того, що його персональні дані не обробляються;

  • заборону обробки своїх персональних даних, якщо обробка не відповідає законодавству України;

  • відкликання своєї згоди на обробку персональних даних у будь-який час, без впливу на законність обробки, яка була здійснена до цього;

  • подання скарги на дії, які порушують його права щодо персональних даних, до органу, що здійснює захист прав суб'єктів персональних даних.

  1. Відповідальність за порушення вимог законодавства щодо персональних даних
    9.1. Особи, відповідальні за порушення вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних, несуть відповідальність, передбачену законодавством, зокрема:

  • адміністративну відповідальність у разі порушення вимог щодо обробки персональних даних;

  • кримінальну відповідальність за порушення законів у сфері захисту персональних даних, що передбачають відповідальність за незаконну обробку або розголошення персональних даних.

  1. Внесення змін та доповнень до цього Положення
    10.1. Володілець персональних даних має право вносити зміни та доповнення до цього Положення в будь-який час, відповідно до змін у законодавстві або з інших підстав.

10.2. Про зміни та доповнення до Положення суб'єкти персональних даних будуть поінформовані належним чином.

  1. Заключні положення
    11.1. Цей документ є внутрішнім нормативно-правовим актом, який регулює порядок обробки, захисту та зберігання персональних даних.

11.2. Дія цього Положення поширюється на всіх співробітників, які здійснюють обробку персональних даних, а також на всіх третіх осіб, що мають доступ до персональних даних у рамках виконання своїх обов'язків.